Gerenciando o Estoque em Pequenas Empresas: Boas Práticas e Princípios

Aprenda os conceitos básicos de gerenciamento de estoque e técnicas para manter um estoque lucrativo

Índice

Fundamentos da Gestão de Estoque
Técnicas de Gestão de Estoque para Maximizar a Eficiência
Reflexões Finais

Uma das principais características que definem uma empresa bem-sucedida é sua capacidade de manter o estoque adequadamente. Isso significa que você tem o produto certo e a quantidade certa desse produto para atender à demanda do cliente. Isso também significa que você deve gerenciar bem o espaço do seu depósito, armazenando corretamente tudo o que precisa. Se você está procurando dicas comprovadas de gestão de estoque, este artigo é para você.

Fundamentos da Gestão de Estoque

Gestão de estoque é o processo de organizar e otimizar o fluxo de materiais e seu armazenamento ao longo do tempo. Isso inclui a manutenção de um estoque de matérias-primas, consumíveis, produtos prontos para venda ou peças de reposição. Ele pode ser dividido em dois componentes principais: planejamento e execução.

O Que Fazer no Início

O planejamento do estoque é a primeira etapa para determinar a quantidade de um determinado item que deve ser encomendada. Você sempre pode pedir mais do que o necessário para garantir que haja produtos suficientes disponíveis em caso de alta demanda. Mas também é fundamental evitar o excesso de estoque em seu espaço de armazenamento e acabar com muitas mercadorias de que não precisa. Ao reabastecer seu estoque, considere o número de itens que cada pedido contém, quantos itens você deseja ter em seu estoque atual e sua frequência de pedidos.

Você deve seguir alguns princípios fundamentais ao criar o sistema de gerenciamento de depósito da sua empresa para manter o fornecimento equilibrado e controlar as despesas. Considere o seguinte:

1. Níveis de estoque. Conhecer seus produtos de venda rápida e lenta é vital antes de fazer pedidos de novos lotes. É nesse momento que conhecer as tendências de vendas de um determinado produto é útil. 

2. Tempo de entrega. Ao calcular os níveis mínimo e máximo de estoque, considere a rapidez com que você pode receber os produtos solicitados para reabastecer o estoque. Em seguida, certifique-se de que sua solução de gerenciamento de estoque o notifique quando eles estiverem acabando. Por exemplo, no RO App, você verá esses itens marcados em vermelho na lista de estoque:

Exibição de itens com pouco estoque no RO App

3. Espaço físico de armazenamento. Antes de fazer o pedido, verifique se o espaço de armazenamento pode armazenar diferentes produtos para suas operações comerciais.

4. Custos de estoque. Pesquise cuidadosamente antes de decidir qual mix de produtos é a melhor opção para sua empresa e qual o orçamento necessário.

Execução e Manutenção de Registros

Manter registros de inventário é uma tarefa desafiadora que envolve muito trabalho manual. A boa notícia é que você pode automatizar alguns processos. Há muitas ferramentas disponíveis, como dispositivos especiais e sistemas de gestão de estoque, que lhe pouparão horas. Por exemplo, os scanners portáteis podem escanear as remessas recebidas e criar automaticamente um pedido de compra no sistema. Isso eliminará a necessidade de uma contagem de inventário físico e de atualização dos níveis de estoque.

O principal objetivo do controle de estoque é manter registros de todas as ações realizadas nos itens em seu depósito. Você deve se comprometer com seus gerentes de estoque a fazer isso regularmente por pelo menos quatro motivos: fazer com que as operações funcionem sem problemas, evitar perdas ou danos, eliminar roubos e obter uma valiosa análise dos estoque para otimizar os custos. Por exemplo, no RO App, um Relatório de Análise de Sortimento o informará sobre quais mercadorias ou categorias são usadas com frequência nos serviços que você oferece e quanto lucro elas geram para sua empresa.

Funcionalidade de Relatório de Análise de Sortimento no RO App

Técnicas de Gestão de Estoque para Maximizar a Eficiência

As pequenas empresas devem aprimorar continuamente seus processos e tentar abordagens diferentes para evitar despesas desnecessárias. Concentre-se em evitar manter um produto em estoque quando o fluxo de clientes estiver diminuindo e, ao mesmo tempo, otimize seu gerenciamento da cadeia de suprimentos para estar pronto para aproveitar as oportunidades de vendas. Dê uma olhada nas seguintes ideias de melhoria de estoque:

1. Compromisso: Comprometa-se com uma quantidade e um cronograma de entrega para os itens de que sua empresa precisa e saiba de antemão o que você fará em caso de falta de estoque.

2. Diversificação: Encomende quantidades menores de uma ampla variedade de itens.

3. Inventário em múltiplos locais: Se um local precisar de um pedido adicional de um produto acabado, faça o pedido simultaneamente em outro local. Por exemplo, ao usar o RO App, você pode criar depósitos digitais para cada local e realizar transferências de produtos rapidamente.

Depósitos Digitais no RO App

4. Pedidos baseados em modelos: Observe cuidadosamente seu volume de estoque, acompanhando os itens vendidos e os itens estocados — faça pedidos suficientes desses itens para garantir a disponibilidade contínua. Em vez de depender de seus fornecedores para informá-lo sobre a quantidade de estoque a ser encomendada, você pode tomar uma decisão informada analisando as tendências de vendas e modelando como suas vendas provavelmente continuarão.

5. Pedidos de compra em aberto: Crie relacionamentos com fornecedores confiáveis para garantir entregas regulares, cadeias de fornecimento otimizadas e condições atrativas. Os pedidos de compra em aberto são preferíveis quando o estoque não precisa ser reabastecido com frequência ou quando você pode se dar ao luxo de esperar uma única vez por um item estocado.

6. Sistema inteligente de controle de estoque: Escolha uma solução que reúna todas as informações essenciais e forneça os dados e relatórios de estoque para planejamento e tomada de decisões. Com as ferramentas digitais de gerenciamento de estoque, você usará seu estoque de forma mais inteligente, gerando lucro continuamente.

Reflexões Finais

Ao trabalhar com estoque, é essencial saber que não se trata apenas dos produtos físicos que você vende em sua loja, mas também do que você precisa comprar, quando fazer o pedido e como manter registros de tudo o que está acontecendo em seu depósito. Lembre-se de que o gerenciamento de estoque é um processo contínuo que precisa ser constantemente monitorado e ajustado às necessidades em constante mudança da sua empresa. Use soluções de automação e teste diferentes métodos de gerenciamento de estoque para otimizar seu gerenciamento de estoque, economizar tempo e manter seu estoque em movimento.

Perguntas Frequentes

Como criar um plano de gerenciamento de estoque para uma pequena empresa?

Siga estas etapas para desenvolver um plano de gerenciamento de estoque em uma oficina mecânica, loja de peças ou varejista local:

1. Avalie seus níveis de estoque e determine a quantidade ideal para atender à demanda dos clientes. Analise dados históricos de vendas em diferentes canais de vendas, estoque médio e tendências atuais do mercado para prever a demanda futura.
2. Escolha um software de gerenciamento de inventário e implemente a tecnologia de leitura de código de barras. Isso o ajudará a garantir dados de inventário precisos e em tempo real.
3. Desenvolva uma contagem de inventário regular e um cronograma de reconciliação para identificar discrepâncias e evitar falta de estoque ou excesso de estoque.
4. Estabeleça procedimentos claros para fazer pedidos, receber e armazenar o estoque e monitore e gerencie possíveis problemas, como datas de vencimento ou produtos danificados.
5. Revise e ajuste regularmente seu plano de gerenciamento de estoque com base nas mudanças na demanda dos clientes e nas condições do mercado.

Qual é a melhor estratégia de gerenciamento de estoque para pequenas empresas de varejo?

A melhor estratégia para as pequenas empresas é adotar um sistema de estoque just-in-time (JIT). Essa estratégia envolve apenas o pedido e o recebimento de estoque quando necessário para atender aos pedidos dos clientes, de modo que você possa minimizar os custos de manter o excesso de estoque, como armazenamento e obsolescência. Isso também ajuda a reduzir o risco de falta de estoque e garante que a empresa tenha a quantidade certa de estoque a qualquer momento. Além disso, a implementação de uma solução de software de gerenciamento de estoque pode fornecer visibilidade em tempo real dos níveis de estoque e análise de estoque, permitindo que os pequenos varejistas otimizem as operações do depósito e tomem decisões orientadas por dados.

O RO App se integra com softwares de contabilidade?

Sim. É possível sincronizar instantaneamente faturas, ordens de serviço, clientes e impostos em sua conta do RO App com o QuickBooks Online e o Xero. Essa integração também permite que você salve automaticamente mercadorias e ordens de serviço ou faturas no QuickBooks e no Xero.