Як знайти і організувати роботу з постачальниками

І працювати з ним без проблем

При цьому багато хто фокусується лише на пошуку і не до кінця розуміє, що не менш важливо знати, як працювати з постачальниками. Навіть ідеальний партнер може стати проблемою, якщо процеси не вибудувані системно. У цій статті ми розповімо, як зробити так, щоб співпраця сприяла розвитку і не створювала ризиків.

Чому вибір постачальника — це стратегічне рішення

Будь-який постачальник є частиною бізнесу. Якщо він затримує поставки або дає нестабільну якість, це напряму впливає на ваш бренд. Саме тому вибір постачальника не можна розглядати як разове завдання — це стратегічний крок. Це особливо критично для сервісного і товарного бізнесу, а також eCommerce, де швидкість і стабільність визначають кількість повторних продажів.

Де знайти постачальників для бізнесу: реальні джерела

Давайте спочатку розберемося, які взагалі є види постачальників. Можна умовно розділити їх на 3 великі групи:

1. Виробники. Головний плюс співпраці з ними — ціна. Якщо потрібні оптові постачання, краще домовлятися з виробниками напряму без посередників.
2. Дистриб'ютори. А це ті самі посередники. Перевага співпраці з ними — це можливість замовляти дрібні партії на пробу або оцінку попиту, що актуально для малого бізнесу. Ціна, звичайно, буде вище. А ще дистриб'ютори часто готові співпрацювати за принципом дропшипінгу.
3. Імпортери. Працюють, як оптові постачальники, тільки із закордонними товарами. Оскільки замовляти товар з-за кордону непросто, імпортери зазвичай не дуже гнучкі: не можуть швидко внести зміни в замовлення або зробити додаткове постачання. Тому в імпортерів краще робити замовлення на ходові товари.

Ще є ремісники, які продають ексклюзивні товари. Їх важко назвати постачальниками у звичному розумінні, оскільки продукція ремісників (або локальних виробників, кому як зручніше) не надто популярна в широких колах. Робота з ними актуальна, наприклад, для ательє: у ремісників можна замовити незвичайні аксесуари, оригінальні деталі та іншу унікальну продукцію.

Тепер логічно виникає питання: де знайти постачальників для бізнесу. Таких, які дійсно працюють, а не створюють додаткові проблеми. Шукайте тут:

Онлайн-платформи

Вони дозволяють швидко знайти десятки варіантів і порівняти постачальників за базовими параметрами. Але тут є нюанс: велика кількість пропозицій не означає високу якість. Часто серед них багато посередників, які лише збільшують ціну.

Конференції та виставки

Можна прийти, оцінити продукцію та познайомитися з представниками особисто. А ще на офлайн-заходах часто представляють нові товари. Краще тримати руку на пульсі та періодично відвідувати такі заходи. Можливо, для ваших клієнтів саме ця продукція стане вирішальним фактором при виборі сервісу / магазину / ваш варіант.

Рекомендації

Часто вибір постачальника — це справа не тривалого пошуку, а вдалого знайомства. Інші підприємці вже пройшли цей шлях, заплатили за помилки та можуть підказати, з ким варто працювати, а з ким — ні.

Аналіз конкурентів

Досить дієвий спосіб. Якщо у вашій ніші вже є сильні гравці, буде помилкою не дізнатися, з ким вони працюють. Це не означає копіювати, але дає хороший орієнтир, де знайти постачальників, які вже перевірені ринком.

Як знайти постачальників для бізнесу в Китаї

Є китайські виробники, які виробляють якісний продукт, а є ті, що роблять «дешево і сердито», і тоді не йдеться ні про яку високу якість. Наше завдання — знайти тих перших. Де і як шукати?

• AliExpress для роздрібних покупок або дрібного опту. Якщо ви активно розвиваєте крос-продажі, на AliExpress можна знайти багато цікавих товарів, які ви зможете продавати разом з послугами. Зробіть кілька замовлень у різних продавців, аби дізнатися, які працюють ефективніше.
• Великий гурт на Taobao або Alibaba. Тут вже можна замовляти не тільки дріб'язок. Єдиний нюанс: доведеться повозитися з перекладом, щоб належним чином розуміти асортимент і специфікації. Проте ціни точно потішать. От і розібралися з питанням «Alibaba як знайти постачальника».
• Компанії, які займаються пошуком постачальників в Китаї. Вони зазвичай позиціонують себе як сполучна ланка та не займаються поставками безпосередньо. У таких фірм є свої представники в Китаї, які порадять кращих виробників з гарними цінами. 

Як обрати постачальника: 7 ключових критеріїв

Гарний постачальник — це на роки. Тому краще витратити трохи часу на вибір постачальника зараз, ніж потім довго виправляти помилки. Щоб не обпектись на старті, майте на увазі головні критерії вибору:

1. Асортимент. З якими товарами та брендами працює постачальник? Чи є у нього моделі, які зацікавлять ваших клієнтів? Запитуйте, щоб заздалегідь оцінити, які запити і в якому обсязі може виконати та чи інша компанія.
2. Цінова політика та порядок оплати. Уточніть, як, коли та скільки потрібно буде платити за товар. Це може бути повна або часткова передоплата, розрахунок при отриманні чи з відстрочкою. Дізнайтеся, чи є додаткові знижки або опція заморожування цін, аби вони не змінювалися від партії до партії.
3. Актуальність інформації. Зверніться до постачальника за даними про наявність, терміни доставки товару та звірте відповідь з тим, що зазначено на сайті. Так ви зрозумієте, чи відрізняються обіцянки від того, що справді роблять. 
4. Стан складу. Дізнайтеся, в яких умовах постачальник зберігає товари. Краще зробити це відразу, ніж потім розбиратися з брудними коробками, намоклими чи поламаними товарами.
5. Документи. Просіть показати ліцензії, сертифікати або гігієнічні висновки. Ви повинні бути впевнені в легальності та якості того, що купуєте.
6. Імідж. Як давно цей постачальник працює? Яке місце на ринку займає? Чи можна його назвати лідером у своїй товарній категорії? Досвідчені гравці надійніші, а ще в них зазвичай налагоджені бізнес-процеси.
7. Доставка. Пробне замовлення допоможе переконатися у злагодженості логістики та пунктуальності постачальника.

Як працювати з постачальниками

Існують три основні способи співпраці з контрагентами. Обирайте найзручніший:

Використання власного складу

Ви заздалегідь робите замовлення і зберігаєте все на складі. Такий варіант найкраще підходить для невеликих партій з гарною оборотністю, для яких не потрібно багато місця. Цей варіант дозволить краще контролювати залишки та збільшити швидкість доставки. Але для реалізації товару доведеться витратити більше грошей на закупівлі, організувати місце зберігання та врахувати додаткові ризики.

Щоб контролювати залишки на 100% і прискорити процеси, ведіть складський облік у RO App. Ви отримаєте все для якісної роботи з постачальниками та складом в одній програмі:

• Замовлення і повернення постачальникам, контроль поставок
• Оприбуткування, переміщення зі статусами та 4 види інвентаризації
• Аналіз попиту і прибутковості товарів для оптимізації закупівель
• Серійний облік, адресне зберігання, генерація та друк штрихкодів
• Поділ постачальників на осіб та організації, баланси взаєморозрахунків

Замовлення постачальникам у RO App

З появою RO App наша продуктивність зросла десь на 30%. Ми стали краще контролювати склад, і найголовніше — перестали витрачати час на рутину.

Сергій Гєєв

Співвласник

Автофізика

Передзамовлення та дропшипінг

Клієнт робить замовлення у вас і тільки після цього ви купуєте товар у постачальників. Або ж постачальник сам відправляє всі замовлення безпосередньо вашим клієнтам. Це вигідно, адже вам не потрібно утримувати склад і витрачатися на великі партії.

Тільки враховуйте, що дані про залишки у постачальника не завжди бувають достовірними, а це загрожує проблемами з клієнтським сервісом. Використовуючи дропшипінг, ви маєте бути впевнені в надійності партнерів. Не забувайте, що вибір постачальника — це найголовніше.

Щоб спростити життя, використовуйте програма для дропшипінгу. RO App, до прикладу, забезпечує чітке управління замовленнями, прийом усіх видів оплати, AI-функції для складського обліку і керування чатами з месенджерів та соцмереж. Всі потрібні для дропшипінгу функції — в одному вікні.

Управління замовленнями в RO App

Потрібні були додаткові статуси, наприклад, щоб замовити на клієнта по дропшипінгу. Можливість зробити певні статуси під типи замовлень у RO App — це дуже зручно.

Олександр Савчук

Власник

MonoS: Shop & Service

Комбінована схема

Популярні товари закуповуйте партіями, а з рештою працюйте за попереднім замовленням. Але для цього необхідно розуміти, які позиції будуть точно добре продаватися.

Щоб формувати прибутковий асортимент, ведіть управлінський облік у RO App. Програма генерує десятки звітів, що допоможуть зрозуміти прибутковість кожного товару, передбачити сезонні піки та очистити склад від неліквіду.

Аналіз асортименту в RO App

Аналітика в RO App дає змогу знайти проколи — чи наші, чи продавців, неважливо. Це реально допомагає зекономити і час, і кошти. Якби не ці звіти, за останній рік ми би прогоріли щонайменше на 50 тисяч гривень.

Назарій Михайлюк

Власник

Euphoria

Після того, як визначилися зі способом роботи, запам’ятайте правила, що допоможуть покращити співпрацю з постачальниками:

• Виконуйте зобов'язання (особливо щодо розміру і термінів оплат).
• Уважно формуйте замовлення: що, коли та в якій кількості ви хочете отримати. Нікому не подобаються постійні коригування.
• Працюйте з кількома постачальниками — у вас має бути запасний план на випадок, якщо партнер підведе з термінами чи об'ємом партії.
• Перевіряйте документи та товари під час оприбуткування, щоб одразу оформити повернення бракованих позицій.
• Ведіть клієнтську базу та фінансовий облік у програмі (реквізити, накладні, рахунки, чеки, повернення тощо). 
• Укладіть договір з чітко прописаними умовами.

Останній пункт — найважливіший. Без договору буде складно довести, що постачальник порушив умови співпраці (і що вони взагалі були).

Договір поставки: основні умови та помилки

Договір поставки — це не менш важливо, ніж вибір постачальника, адже він фіксує ваші домовленості. Наприклад, те, що постачальник мусить відвантажувати певну кількість товарів, а ви — приймати їх та платити за це вказану суму. У договору немає встановленої форми і його можна укласти на своїх умовах. Але в документі мають бути ці пункти:

1. Предмет угоди — асортимент, кількість, комплектність, інші характеристики товару.
2. Упаковка і тара — в якому вигляді вони мають бути і чи потрібно повертати тару постачальнику.
3. Умови приймання та зберігання – порядок прийняття та огляду товарів. Важливим є зберігання позицій, які ви з якихось причин хочете повернути до моменту, коли їх забере постачальник.
4. Ціна та порядок розрахунків — вартість, форма і документ-підстава оплати, графік платежів тощо.
5. Гарантійні зобов'язання — терміни та алгоритми виявлення недоліків, умови заміни товарів неналежної якості.
6. Відмова від виконання угоди – в яких випадках сторони мають право порушити умови договору. Наприклад, постачальник може не відвантажувати партію, якщо йому не заплатили. А ви не зобов'язані приймати бракований товар. Також у цьому пункті прописуються форс-мажори та обставини непереборної сили.
7. Відповідальність учасників — санкції за неправомірне порушення угоди.

Приймання товару: основні принципи для малого бізнесу

Висновок: як знайти постачальників для бізнесу і правильно працювати з ними

Питання, як знайти постачальників для бізнесу, не обмежується лише пошуком контактів або вигідної ціни. Це комплексний процес, який включає аналіз ринку, перевірку партнерів і тестові замовлення. Розуміння того, де знайти постачальників для бізнесу, дає вам доступ до варіантів, але саме системний підхід дозволяє обрати надійного партнера.

Грамотний вибір постачальника впливає на всі ключові показники: якість продукту, швидкість доставки, рівень сервісу та, зрештою, прибутковість бізнесу. Саме тому важливо не лише знайти постачальника, а й вибудувати з ним ефективну співпрацю: з чіткими умовами, прозорими процесами та контролем на кожному етапі.

Тестуйте партнерів на практиці та автоматизуйте роботу з ними за допомогою RO App. Такий підхід допоможе мінімізувати ризики та створити основу для масштабування бізнесу.