Від “компанії блокнота” до сотень замовлень: історія успіху beeжу

Як RO App допоміг клінінг-сервісу beeжу пришвидшити обробку замовлень у 3–4 рази, автоматизувати облік та керувати бізнесом у двох країнах

Клінінг-сервіс beeжу— торговельно-клінінгова компанія, яка надає клінінгові послуги широкого спектра з 2018 року. Команда починала свій шлях від маленького сервісу до компанії, що обслуговує банки, виробництва, приватні та комерційні об’єкти у містах Львів та Краків. Про те, як працювати в програмі для клінінгу RO App з сотнями замовлень щомісяця, ми поговорили з власником Дмитром.

Як бджілки beeжу починали свій шлях та масштабували сервіс у двох країнах

Компанія beeжу починала з маленької команди, яка мала лише один пилосос та базовий інвентар. Проте вони мали дещо більш цінне — мотивацію вчитися та розвиватися. Постійне навчання, відвідування міжнародних виставок та застосування отриманих знань на практиці дали результат. Компанія успішно масштабувалася і тепер обслуговує десятки клієнтів та об’єктів — від квартир та офісів до виробництв та банківських установ.

Певний етап розвитку збігся із початком повномасштабного вторгнення. Багато клієнтів виїхало за кордон, та з’явилися запити на відкриття клінінгу в Польщі. Це надихнуло команду пройти шлях легалізації бізнесу в Європі та розпочати активність у Кракові. Єдине, що зупиняє від ще більшого розширення в плані локацій — складність у пошуку персоналу.

Чорний блокнот як спогад про відсутність обліку замовлень

До впровадження CRM-системи RO App облік замовлень та фінансів вели у паперовій формі. Чорний блокнот з телефонами, адресами та побажаннями клієнтів досі зберігається в офісі, але тепер — як згадка про те, з чого починався шлях компанії. Про те, що паперових записів недостатньо, почали задумуватись у момент, коли кількість замовлень та прибуток стали зростати. Перше замовлення, яке забули записати в блокнот, стало чітким сигналом, що так тривати не може.

Першою спробою організувати бізнес-дані, за класикою, стало використання Excel-таблиць. Потім — проста облікова система, у якій фіксувалися замовлення та клієнти. Команда швидко зрозуміла, що і цього недостатньо, оскільки дані потрібно не лише записувати, а й аналізувати, редагувати, сортувати за категоріями. Тоді пошуки привели компанію до програми RO App, яку вдалося адаптувати під потреби клінінгу.

З блокнотом ми могли контролювати до 5-7 замовлень на тиждень. Коли їх стало 5-7 на день, контролювати їх без системи вже не могли ніяким чином, бо по кожному замовленню виникають нюанси. Багато моментів узгоджується під час роботи: в кого котик чи песик вдома, з якої кімнати почати, коли клієнту треба вийти з квартири. Якщо потрібно додати послугу, менеджери це узгоджують у реальному часі та вносять зміни до замовлення.

Дмитро Кузьменко Власник beeжу

Перші кроки beeжу з CRM системою для клінінгу RO App

Вибір саме RO App серед десятків систем автоматизації бізнесу пояснюється її багатофункціональністю. Дмитро каже, що на момент впровадження у цій програмі було поєднано близько 90% основних функцій, потрібних для команди.

Команда використала незвичний підхід: замість пошуку ідеального рішення вони проаналізували можливості системи та будували подальші бізнес-процеси на основі можливостей CRM для клінінгових компаній RO App. Це доволі унікальний випадок, коли і система гнучко адаптується під бізнес, і бізнес підлаштовує свою роботу так, щоб за допомогою CRM максимально ефективно керувати всіма процесами.

Як RO App пришвидшила опрацювання замовлень beeжу у 3–4 рази

Основа роботи клінінгового сервісу — гнучкий облік замовлень. Щомісяця компанія опрацьовує декілька сотень замовлень, і кожне з них має свій тип, особливості та умови. beeжу сформували дуже детальну структуру для роботи із замовленнями: налаштували типи, поля та статуси для всіх видів робіт, окремі шаблони для контрактного обслуговування та мобільних бригад. Це дозволяє працювати із конкретними даними та оперативно вносити потрібні корективи відповідно до нюансів кожного типу робіт. Дмитро відзначає, що із впровадженням CRM для управління замовленнями RO App, робочий процес став чітким та прозорим.

Керування замовленнями на клінінг у RO App

Помітили також суттєві зміни у якості комунікації. У сфері клінінгу спілкування з клієнтом перед оформленням може бути дуже довгим та розтягнутим до повного узгодження всіх деталей. У CRM для месенджерів та соцмереж RO App вся історія взаємодії збирається у єдиній системі і дозволяє не втратити ланцюжок діалогу, а також, за потреби, переглянути повторно та повторити потрібні послуги через декілька місяців. За оцінкою власника, система пришвидшує обробку замовлень у 3-4 рази.

Компанія об’єднала в системі базу клієнтів, чати із соціальних мереж та месенджерів та телефонію, включно зі створенням заявок із пропущених викликів. Це дозволяє опрацьовувати кожне звернення та мінімізувати ризик втратити клієнта.

Окрім операційного контролю, Дмитрові важлива сегментація замовлень для розуміння статистики. Програма RO App дала можливість налаштувати облік таким чином, щоб мати доступ до даних щодо кількості робіт, обороту та середнього чека, а також до зручної та наочної класифікації за видами робіт. Останнє є найважливішим для власника, оскільки аналіз популярності послуг дозволяє коригувати маркетингову та фінансову стратегію для збільшення прибутковості бізнесу.

Облік хімії, продажів та фінансів beeжу в CRM-системі RO App

Для компанії beeжу облік складу є важливим з двох причин. Перша — тому що потрібно стежити за хімією та іншими матеріалами, які використовуються під час виконання замовлень клієнтів. Друга — продаж, оскільки компанія також займається торгівлею очисними засобами.

Облік клінінгової хімії та засобів у RO App

Дмитро називає beeжу до впровадження CRM-системи “компанією блокноту” — що, зокрема, означає, що фактично ефективний облік був відсутній. Всі фінанси розсіювалися і важко було відстежити прибуток та витрати. На думку власника, неможливо нічого знати про свою компанію, якщо не бачити її в цифрах. Тому управлінська звітність в програмі RO App відіграє для компанії велику роль — Дмитро регулярно аналізує фінансові показники і періодично звертається до команди підтримки системи із побажаннями щодо додавання функціоналу. CRM-система RO App також допомагає компанії зі створенням документів для роботи з клієнтами, виставленням рахунків, прийманням передплати та використанням різних кас.

Контроль ключових показників бізнесу в RO App

Як команда клінінг-сервісу beeжу використовує RO App у щоденній роботі

У компанії beeжу загалом працює близько 80 людей. Команда має чітку структуру, а та частина персоналу, яка користується RO App, має свої ролі та доступи, відповідно до тих інструментів, що потрібні для роботи саме їм. До прикладу, власник активно користується розділом фінансів, підрозділ складу відповідає за облік товарів в системі, а менеджери працюють із замовленнями та клієнтами. Для отримання аналітики власнику зручно заходити в систему з мобільного додатка. Офісним працівникам зручніше бачити всі дані та виконувати операції на ПК. Дмитро згадує, що на ранніх етапах, коли окремих клієнт-менеджерів ще не було, можна було легко відкрити додаток на смартфоні прямо з дому й оперативно оформити замовлення.

Команда beeжу, яка щодня дбає про комфорт клієнтів

Цікаво, що впровадження програми RO App змінило також процес онбордингу нових співробітників.

Раніше була купа діалогів в Instagram, Telegram, ми все в голові тримали та розуміли. А коли почали з’являтися наймані працівники, і їм пояснювали що та де — у людини в голові помилка виникала. Система дозволяє уникнути цього, вона зберігає всю інформацію. Простіше стало навчати нових людей не на абстракціях — людина бачить систему і так набагато легше показати відповідні кнопки, розділи та дії.

Дмитро Кузьменко Власник beeжу

6 років із RO App: що beeжу цінують у системі сьогодні

Компанія beeжу впровадила CRM для клінінгу RO App у травні 2020 року, тож спостерігала за змінами у програмі вже протягом тривалого часу. Власник зауважив, що дуже цінує те, як розвивається CRM-система — не супершвидко, але стабільно, з маленького сервісу до системи із великою кількістю процесів. Ця думка разом із досвідом користування іншими інструментами приводить до висновку, що у компанії немає потреби шукати інший спосіб для ведення обліку, бо потрібне рішення можна знайти у вже обраній програмі.

RO App — система, яка дозволяє тримати руку на пульсі бізнесу, бачити та відчувати бізнес, копнути глибше. Ми цінуємо те, що система дозволяє нам бачити все, і що є фідбек від команди. Це дуже важливо, що коли є якась проблема чи складність, то нам допомагають зрозуміти питання чи вирішити його.

Дмитро Кузьменко Власник beeжу

І хоча відносини з системою RO App не завжди були ідеальними, команда вже точно впевнена у своєму виборі. Була спроба протестувати іншу відому систему, але, на думку Дмитра, вона виявилася занадто складною як для впровадження, так і для щоденного користування. У програмі RO App, навпаки, він відзначає простоту інтерфейсу та легкість роботи.

Плани beeжу та RO App: операційне управління на міжнародному ринку

Клінінг-сервіс beeжу активно працює над підвищенням ефективності бізнесу як у Львові, так і в Кракові. Ведення бізнесу у сфері послуг у двох країнах має чимало викликів. Зокрема, є плани на покращення управління бізнесом з урахуванням особливостей роботи в різних країнах. У цих планах фігурує і CRM-система RO App. У системі незабаром очікуються нові формати фінансових звітів та мультивалютність, що є одними із ключових потреб для beeжу.

Наприкінці інтерв’ю Дмитро залишив цінну пораду для колег у сфері послуг:

Раджу швидше дійти до моменту, коли зрозумієте, що блокнот треба кидати, бо розвитку з ним ніякого. Ми це почали розуміти через пів року роботи, що блокнот вже не варіант, коли ти почав заробляти, а не тільки вкладати.

Дмитро Кузьменко Власник beeжу