Od „firmy z notatnikiem” do setek zleceń: historia sukcesu beezhu z RO App

Jak RO App pomogła firmie sprzątającej beezhu 3–4-krotnie przyspieszyć obsługę zleceń, zautomatyzować ewidencję i zarządzać działalnością w dwóch krajach

Firma sprzątająca beezhu to firma handlowo-sprzątająca, która od 2018 roku świadczy szeroki zakres usług sprzątających. Zespół zaczynał jako niewielki serwis, a dziś firma obsługuje banki, zakłady produkcyjne oraz obiekty prywatne i komercyjne we Lwowie i Krakowie. O tym, jak zarządzać setkami zleceń miesięcznie za pomocą RO App, rozmawialiśmy z właścicielem firmy, Dmytrem.

Jak „pszczółki” z beezhu rozpoczęły działalność i rozwinęły firmę w dwóch krajach

Firma beezhu zaczynała od niewielkiego zespołu, który dysponował jedynie jednym odkurzaczem i podstawowym wyposażeniem. Mieli jednak coś znacznie cenniejszego — motywację do nauki i rozwoju. Ciągłe szkolenia, udział w międzynarodowych targach oraz praktyczne wykorzystanie zdobytej wiedzy przyniosły efekty. Firma z powodzeniem się rozwinęła i obecnie obsługuje dziesiątki klientów i obiektów – od mieszkań i biur po zakłady produkcyjne i placówki bankowe.

Pewien etap rozwoju zbiegł się w czasie z początkiem pełnoskalowej inwazji. Wielu klientów wyjechało za granicę, a pojawiły się zapytania o otwarcie firmy sprzątającej w Polsce. To zainspirowało zespół do podjęcia kroków w kierunku legalizacji działalności w Europie i rozpoczęcia działalności w Krakowie. Jedyną przeszkodą w dalszej ekspansji na nowe lokalizacje są trudności ze znalezieniem pracowników.

Czarny notatnik jako pamiątka po braku ewidencji zleceń

Przed wdrożeniem RO App ewidencję zleceń i finansów prowadzono w formie papierowej. Czarny notatnik z numerami telefonów, adresami i życzeniami klientów do dziś znajduje się w biurze, ale teraz – jako pamiątka tego, od czego zaczynała się droga firmy. O tym, że papierowe zapisy to za mało, zaczęto myśleć w momencie, gdy liczba zleceń i zyski zaczęły rosnąć. Pierwsze zlecenie, o którym zapomniano zapisać w notatniku, stało się wyraźnym sygnałem, że tak dalej być nie może.

Pierwszym, dość klasycznym sposobem na uporządkowanie danych biznesowych były arkusze kalkulacyjne Excel. Następnie wprowadzono prosty system ewidencyjny, w którym rejestrowano zlecenia i klientów. Zespół szybko zdał sobie sprawę, że to również nie wystarcza, ponieważ dane trzeba nie tylko zapisywać, ale także analizować, edytować i sortować według kategorii. Wtedy poszukiwania doprowadziły firmę do RO App, którą udało się dostosować do potrzeb branży sprzątającej.

Z notatnikiem byliśmy w stanie kontrolować do 5–7 zleceń tygodniowo. Kiedy liczba ta wzrosła do 5–7 dziennie, nie byliśmy już w stanie w żaden sposób zarządzać nimi bez systemu, ponieważ każde zlecenie wiąże się z pewnymi niuansami. Wiele kwestii uzgadnia się w trakcie pracy: kto ma w domu kota lub psa, od którego pokoju zacząć, kiedy klient musi opuścić mieszkanie. Jeśli trzeba dodać usługę, menedżerowie uzgadniają to w czasie rzeczywistym i wprowadzają zmiany do zlecenia.

D. Kuzmenko Właściciel beeжу

Pierwsze kroki beezhu z oprogramowaniem dla firm sprzątających RO App

RO App wybrano spośród dziesiątek systemów do automatyzacji biznesu ze względu na szeroki zakres funkcji. Dmytro mówi, że w momencie wdrożenia program ten łączył około 90% podstawowych funkcji potrzebnych zespołowi.

Zespół zastosował nietypowe podejście: zamiast szukać idealnego rozwiązania, przeanalizował możliwości systemu i oparł dalsze procesy biznesowe na możliwościach oprogramowania dla firm sprzątających RO App. Jest to dość wyjątkowy przypadek, w którym zarówno system elastycznie dostosowuje się do potrzeb firmy, jak i firma dostosowuje swoją pracę tak, aby za pomocą RO App jak najskuteczniej zarządzać wszystkimi procesami.

Jak RO App przyspieszyła obsługę zleceń 3–4-krotnie

Podstawą działalności serwisu sprzątającego jest elastyczna obsługa zleceń. Co miesiąc firma realizuje kilkaset zleceń, a każde z nich ma swój typ, specyfikę i warunki. beezhu stworzyło bardzo szczegółową strukturę obsługi zleceń: skonfigurowano typy, pola i statusy dla wszystkich rodzajów prac, a także osobne szablony dla obsługi kontraktowej i ekip mobilnych. Pozwala to pracować z konkretnymi danymi i szybko wprowadzać niezbędne zmiany zgodnie z niuansami każdego rodzaju prac. Dmytro podkreśla, że wraz z wdrożeniem oprogramowania do zarządzania zleceniami RO App proces pracy stał się uporządkowany i przejrzysty.

Zarządzanie zleceniami sprzątania w RO App

Zauważono również istotne zmiany w jakości komunikacji. W branży sprzątającej rozmowy z klientem przed utworzeniem zlecenia mogą być bardzo długie i przeciągać się aż do pełnego uzgodnienia wszystkich szczegółów. W CRM do komunikatorów i mediów społecznościowych RO App cała historia interakcji jest gromadzona w jednym miejscu, co pozwala nie stracić wątku rozmowy, a także, w razie potrzeby, przejrzeć ją ponownie i powtórzyć wybrane usługi po kilku miesiącach. Według właściciela system przyspiesza obsługę zleceń 3–4-krotnie.

Firma połączyła w systemie bazę klientów, czaty z mediów społecznościowych i komunikatorów oraz telefonię, w tym tworzenie zgłoszeń z nieodebranych połączeń. Pozwala to na obsługę każdego zgłoszenia i zminimalizowanie ryzyka utraty klienta.

Oprócz kontroli operacyjnej dla Dmytra ważna jest segmentacja zleceń, która pozwala zrozumieć statystyki. RO App umożliwiła skonfigurowanie ewidencji w taki sposób, aby zapewnić dostęp do danych dotyczących liczby zleceń, obrotu i średniej wartości zlecenia, a także do wygodnej i przejrzystej klasyfikacji według rodzajów usług. To ostatnie ma największe znaczenie dla właściciela, ponieważ analiza popularności usług pozwala korygować strategię marketingową i finansową w celu zwiększenia rentowności firmy.

Ewidencja środków chemicznych, sprzedaży i finansów firmy beezhu w RO App

Dla firmy beezhu ewidencja magazynowa jest ważna z dwóch powodów. Po pierwsze — ponieważ trzeba monitorować środki czystości i inne materiały wykorzystywane podczas realizacji zleceń klientów. Po drugie — sprzedaż, ponieważ firma zajmuje się również handlem środkami czystości.

Ewidencja środków czyszczących i chemikaliów w RO App

Dmytro nazywa firmę beezhu sprzed wdrożenia RO App „firmą z notatnikiem” — co oznacza między innymi, że firma właściwie nie prowadziła skutecznej ewidencji. Wszystkie finanse były rozproszone i trudno było śledzić zyski oraz wydatki. Zdaniem właściciela nie da się nic wiedzieć o swojej firmie, jeśli nie widzi się jej w liczbach. Dlatego raporty zarządcze w RO App odgrywają dla firmy ogromną rolę — Dmytro regularnie analizuje wskaźniki finansowe i okresowo zwraca się do zespołu wsparcia z sugestiami dotyczącymi dodania nowych funkcji. RO App pomaga również firmie w tworzeniu dokumentów do obsługi klientów, wystawianiu faktur, przyjmowaniu przedpłat oraz korzystaniu z różnych kas.

Monitorowanie kluczowych wskaźników biznesowych w RO App

Jak zespół firmy sprzątającej beezhu wykorzystuje RO App w codziennej pracy

W firmie beezhu pracuje łącznie około 80 osób. Zespół ma przejrzystą strukturę, a ta część personelu, która korzysta z RO App, ma przypisane role i uprawnienia dostępu dostosowane do narzędzi niezbędnych właśnie w ich pracy. Na przykład właściciel aktywnie korzysta z sekcji finansowej, dział magazynowy odpowiada za ewidencję towarów w systemie, a menedżerowie zajmują się zleceniami i klientami. Aby uzyskać dostęp do analiz, właścicielowi wygodnie jest logować się do systemu za pomocą aplikacji mobilnej. Pracownikom biurowym wygodniej jest przeglądać wszystkie dane i wykonywać operacje na komputerze. Dmytro wspomina, że na początkowych etapach, kiedy nie było jeszcze oddzielnych menedżerów ds. klientów, można było łatwo otworzyć aplikację na smartfonie bezpośrednio z domu i szybko utworzyć zlecenie.

Zespół beezhu, który każdego dnia dba o komfort klientów

Co ciekawe, wdrożenie RO App zmieniło również proces wdrażania nowych pracowników.

Wcześniej toczyło się mnóstwo rozmów na Instagramie i w Telegramie, wszystko trzymaliśmy w głowie i rozumieliśmy. A kiedy zaczęli pojawiać się nowi pracownicy i trzeba było im wyjaśniać, co i gdzie się znajduje, łatwo było o pomyłki. System pozwala tego uniknąć, ponieważ przechowuje wszystkie informacje. Łatwiej stało się szkolić nowych pracowników, nie opierając się na abstrakcjach – osoba widzi system i o wiele łatwiej jest wskazać odpowiednie przyciski, sekcje i czynności.

D. Kuzmenko Właściciel beeжу

6 lat z RO App: co firma beezhu ceni w systemie dzisiaj

Firma beezhu wdrożyła oprogramowanie dla firm sprzątających RO App w maju 2020 roku, więc od dłuższego czasu obserwowała zmiany w programie. Właściciel zauważył, że bardzo ceni sobie sposób, w jaki rozwija się RO App — nie superszybko, ale stabilnie, od niewielkiego serwisu do systemu obsługującego wiele procesów. Ta opinia, w połączeniu z doświadczeniem w korzystaniu z innych narzędzi, prowadzi do wniosku, że firma nie ma potrzeby szukać innego sposobu prowadzenia ewidencji, ponieważ potrzebne rozwiązanie można znaleźć w już wybranym programie.

RO App to system, który pozwala trzymać rękę na pulsie biznesu, widzieć i czuć biznes, zagłębiać się w niego. Cenimy to, że system pozwala nam widzieć wszystko oraz że otrzymujemy informacje zwrotne od zespołu. Bardzo ważne jest to, że gdy pojawia się jakiś problem lub trudność, pomagają nam zrozumieć kwestię lub ją rozwiązać.

D. Kuzmenko Właściciel beeжу

I choć relacje z systemem RO App nie zawsze były idealne, zespół jest już całkowicie przekonany o słuszności swojego wyboru. Próbowano przetestować inny znany system, ale zdaniem Dmytra okazał się on zbyt skomplikowany zarówno pod względem wdrożenia, jak i codziennego użytkowania. Natomiast w RO App docenia on prostotę interfejsu i łatwość obsługi.

Plany beezhu i RO App: zarządzanie operacyjne na rynku międzynarodowym

Firma sprzątająca beezhu aktywnie pracuje nad zwiększeniem efektywności działalności zarówno we Lwowie, jak i w Krakowie. Prowadzenie działalności w sektorze usług w dwóch krajach wiąże się z wieloma wyzwaniami. W szczególności planowane jest usprawnienie zarządzania firmą z uwzględnieniem specyfiki pracy w różnych krajach. W planach tych pojawia się również RO App. Wkrótce w systemie mają pojawić się nowe formaty raportów finansowych oraz obsługa wielu walut, co stanowi jedną z kluczowych potrzeb firmy beezhu.

Na zakończenie wywiadu Dmytro udzielił cennej rady kolegom z branży usługowej:

Radzę jak najszybciej dojść do momentu, w którym zrozumiecie, że trzeba porzucić notatnik, bo z nim nie ma żadnego rozwoju. Zaczęliśmy to rozumieć po pół roku pracy – notatnik nie wchodzi już w grę, gdy zaczynasz zarabiać, a nie tylko inwestować.

D. Kuzmenko Właściciel beeжу