От “компании блокнота” до сотен заказов: история успеха beeжу

Как RO App помог клининг-сервису beeжу ускорить обработку заказов в 3–4 раза, автоматизировать учет и управлять бизнесом в двух странах

Клининг-сервис beeжу — торгово-клининговая компания, которая предоставляет клининговые услуги широкого спектра с 2018 года. Команда начинала свой путь с небольшого сервиса до компании, которая обслуживает банки, производства, частные и коммерческие объекты в городах Львов и Краков. О том, как работать в приложении для клининга RO App с сотнями заказов ежемесячно, мы поговорили с владельцем Дмитрием.

Как пчелки beeжу начинали свой путь и масштабировали сервис в двух странах

Компания beeжу начинала с маленькой команды, у которой был всего один пылесос и базовый инвентарь. Однако у них было нечто более ценное — мотивация учиться и развиваться. Постоянное обучение, посещение международных выставок и применение полученных знаний на практике дали результат. Компания успешно масштабировалась и теперь обслуживает десятки клиентов и объектов — от квартир и офисов до производств и банковских учреждений.

Определенный этап развития совпал с началом полномасштабного вторжения. Многие клиенты уехали за границу, и появились запросы на открытие клининга в Польше. Это вдохновило команду пройти путь легализации бизнеса в Европе и начать деятельность в Кракове. Единственное, что сдерживает ещё большее расширение в плане локаций, — сложность в поиске персонала.

Черный блокнот как воспоминание об отсутствии учета заказов

До внедрения CRM-системы RO App учет заказов и финансов велся в бумажном виде. Черный блокнот с телефонами, адресами и пожеланиями клиентов до сих пор хранится в офисе, но теперь — как напоминание о том, с чего начинался путь компании. О том, что бумажных записей недостаточно, начали задумываться в тот момент, когда количество заказов и прибыль стали расти. Первый заказ, который забыли записать в блокнот, стал четким сигналом, что так продолжаться не может.

Первой попыткой организовать бизнес-данные, по классике, стало использование Excel-таблиц. Затем — простая учетная система, в которой фиксировались заказы и клиенты. Команда быстро поняла, что и этого недостаточно, поскольку данные нужно не только записывать, но и анализировать, редактировать, сортировать по категориям. Тогда поиски привели компанию к программе RO App, которую удалось адаптировать под нужды клининга.

С блокнотом мы могли контролировать до 5–7 заказов в неделю. Когда их стало 5–7 в день, контролировать их без системы уже не могли никак, потому что по каждому заказу возникают нюансы. Многие моменты согласовываются во время работы: у кого дома котик или песик, с какой комнаты начать, когда клиенту нужно выйти из квартиры. Если нужно добавить услугу, менеджеры это согласовывают в режиме реального времени и вносят изменения в заказ.

Дмитрий Кузьменко Владелец beeжу

Первые шаги beeжу с CRM системой для клининга RO App

Выбор именно RO App среди десятков систем автоматизации бизнеса объясняется её многофункциональностью. Дмитрий говорит, что на момент внедрения в этой программе было объединено около 90% основных функций, необходимых команде.

Команда использовала необычный подход: вместо поиска идеального решения они проанализировали возможности системы и выстраивали дальнейшие бизнес-процессы на основе возможностей CRM для клининговых компаний RO App. Это довольно уникальный случай, когда и система гибко адаптируется под бизнес, и бизнес подстраивает свою работу так, чтобы с помощью CRM максимально эффективно управлять всеми процессами.

Как RO App ускорила обработку заказов beeжу в 3–4 раза

Основа работы клинингового сервиса — гибкий учет заказов. Ежемесячно компания обрабатывает несколько сотен заказов, и каждый из них имеет свой тип, особенности и условия. В beeжу сформировали очень детальную структуру для работы с заказами: настроили типы, поля и статусы для всех видов работ, отдельные шаблоны для контрактного обслуживания и мобильных бригад. Это позволяет работать с конкретными данными и оперативно вносить необходимые коррективы в соответствии с нюансами каждого типа работ. Дмитрий отмечает, что с внедрением CRM для управления заказами RO App рабочий процесс стал четким и прозрачным.

Управление заказами на уборку в RO App

Также были отмечены существенные изменения в качестве коммуникации. В сфере клининга общение с клиентом перед оформлением заказа может быть очень длительным и растянутым до полного согласования всех деталей. В CRM для мессенджеров и соцсетей RO App вся история взаимодействия собирается в единой системе и позволяет не потерять цепочку диалога, а также, при необходимости, просмотреть её повторно и повторить нужные услуги через несколько месяцев. По оценке владельца, система ускоряет обработку заказов в 3–4 раза.

Компания объединила в системе базу клиентов, чаты из социальных сетей и мессенджеров, а также телефонию, включая создание заявок с пропущенных звонков. Это позволяет обрабатывать каждое обращение и минимизировать риск потери клиента.

Помимо операционного контроля, Дмитрию важна сегментация заказов для понимания статистики. Программа RO App дала возможность настроить учет таким образом, чтобы иметь доступ к данным о количестве работ, обороте и среднем чеке, а также к удобной и наглядной классификации по видам работ. Последнее является наиболее важным для владельца, поскольку анализ популярности услуг позволяет корректировать маркетинговую и финансовую стратегию для увеличения прибыльности бизнеса.

Учет химии, продаж и финансов beeжу в CRM-системе RO App

Для компании beeжу учет склада важен по двум причинам. Во-первых, потому что необходимо отслеживать химию и другие материалы, которые используются при выполнении заказов клиентов. Во-вторых, продажи, поскольку компания также занимается торговлей чистящими средствами.

Учет клининговой химии и расходных материалов в RO App

Дмитрий называет beeжу до внедрения CRM-системы “компанией блокнота” — что, в частности, означает, что фактически эффективного учета не было. Все финансы рассеивались, и было сложно отслеживать прибыль и расходы. По мнению владельца, невозможно ничего знать о своей компании, если не видеть её в цифрах. Поэтому управленческая отчетность в программе RO App играет для компании большую роль — Дмитрий регулярно анализирует финансовые показатели и периодически обращается к команде поддержки системы с пожеланиями по добавлению функционала. CRM-система RO App также помогает компании с созданием документов для работы с клиентами, выставлением счетов, приемом предоплаты и использованием разных касс.

Контроль ключевых показателей бизнеса в RO App

Как команда клининг-сервиса beeжу использует RO App в повседневной работе

В компании beeжу в целом работает около 80 человек. Команда имеет четкую структуру, а та часть персонала, которая пользуется RO App, имеет свои роли и права доступа в соответствии с теми инструментами, которые необходимы именно им для работы. Например, владелец активно пользуется разделом финансов, подразделение склада отвечает за учет товаров в системе, а менеджеры работают с заказами и клиентами. Для получения аналитики владельцу удобно заходить в систему через мобильное приложение. Офисным сотрудникам удобнее просматривать все данные и выполнять операции на ПК. Дмитрий вспоминает, что на ранних этапах, когда отдельных клиент-менеджеров ещё не было, можно было легко открыть приложение на смартфоне прямо из дома и оперативно оформить заказ.

Команда beeжу, которая ежедневно заботится о комфорте клиентов

Интересно, что внедрение программы RO App изменило также процесс онбординга новых сотрудников.

Раньше была куча диалогов в Instagram, Telegram, мы всё держали в голове и понимали. А когда начали появляться наемные работники, и им объясняли, что и где — у человека в голове ошибка возникала. Система позволяет избежать этого, она сохраняет всю информацию. Стало проще обучать новых сотрудников не на абстракциях — человек видит систему, и так гораздо легче показать нужные кнопки, разделы и действия.

Дмитрий Кузьменко Владелец beeжу

6 лет с RO App: что beeжу ценят в системе сегодня

Компания beeжу внедрила CRM для клининга RO App в мае 2020 года, поэтому наблюдала за изменениями в программе уже в течение длительного времени. Владелец отметил, что очень ценит то, как развивается CRM-система — не сверхбыстро, но стабильно, от небольшого сервиса до системы с большим количеством процессов. Это мнение в сочетании с опытом использования других инструментов приводит к выводу, что у компании нет необходимости искать другой способ ведения учета, поскольку нужное решение можно найти в уже выбранной программе.

RO App — система, которая позволяет держать руку на пульсе бизнеса, видеть и чувствовать бизнес, копнуть глубже. Мы ценим то, что система позволяет нам видеть всё, и что есть фидбэк от команды. Это очень важно, что когда возникает какая-то проблема или сложность, нам помогают разобраться в вопросе или решить его.

Дмитрий Кузьменко Владелец beeжу

И хотя отношения с системой RO App не всегда складывались идеально, команда уже точно уверена в своём выборе. Была попытка протестировать другую известную систему, но, по мнению Дмитрия, она оказалась слишком сложной как для внедрения, так и для повседневного использования. В программе RO App, напротив, он отмечает простоту интерфейса и лёгкость работы.

Планы beeжу и RO App: операционное управление на международном рынке

Клининг-сервис beeжу активно работает над повышением эффективности бизнеса как во Львове, так и в Кракове. Ведение бизнеса в сфере услуг в двух странах сопряжено со множеством вызовов. В частности, есть планы по улучшению управления бизнесом с учетом особенностей работы в разных странах. В этих планах фигурирует и CRM-система RO App. В системе в скором времени ожидаются новые форматы финансовых отчетов и мультивалютность, что является одними из ключевых потребностей для beeжу.

В конце интервью Дмитрий оставил ценный совет для коллег в сфере услуг:

Советую поскорее дойти до того момента, когда поймете, что блокнот нужно бросить, потому что развития с ним никакого. Мы начали это понимать через полгода работы, что блокнот уже не вариант, когда ты начинаешь зарабатывать, а не только вкладывать.

Дмитрий Кузьменко Владелец beeжу