Антон
Навіщо вести облік товарів у малому бізнесі
Поради, що заощаджують час, нерви та гроші
Від товарного обліку залежить безліч операцій, що супроводжують бізнес у сфері торгівлі чи послуг. Облік товарів на складі створює широкі можливості для аналітики, продажів та інших процесів.
Без грамотного товарного обліку неможливо контролювати поставки, продажі, прибуток і роботу персоналу. Касири можуть привласнювати виручку, постачальники — привозити менше товарів, ніж замовлено, тощо. І довести що-небудь буде вкрай складно, адже нічого не зафіксовано. У результаті ви ведете бізнес наосліп, не маючи достовірних даних ні про залишки на складі, ні про реальний виторг.
Щоб не втрачати гроші та розвивати компанію, облік продажів і товарів краще вести у CRM для малого бізнесу, такій, як RO App. Так ви зможете контролювати всі процеси в одній системі, не стрибаючи між різними додатками, Excel-таблицями та блокнотами.
Наприклад, магазин із 500 позиціями може щомісяця втрачати до 10% прибутку через неправильне планування закупівель. Після впровадження CRM ці втрати зменшуються завдяки точним даним і аналітиці. Давайте подивимось, які можливості для вашого бізнесу відкриває це рішення.
Як вести облік товарів у магазині
Відстеження операцій із товаром
Ви знатимете, коли надійшов товар, скільки ви за нього сплатили, коли реалізували, яку виручку отримали й скільки податків належить сплатити. Рівень деталізації залежить від обраного методу: можна фіксувати лише кількість продажів або відстежувати рух товару на кожному етапі — від надходження до реалізації.
Історія надходжень та витрат товару в RO App
Систематизація закупівель
По-перше, ви завжди знатимете точну кількість і найменування товарів на складі. По-друге, з часом накопичите достатньо даних для аналізу попиту: сезонності, рейтингу популярних і непопулярних позицій. Якщо фіксувати ще й повернення, можна розрахувати відсоток браку, і вчасно замінити постачальника.
До речі, якщо ви будете вести складський облік у RO App, зможете аналізувати асортимент товарів, виявляти найбільш затребувані та малорентабельні позиції, створювати замовлення постачальникам і контролювати поставки. Результат — прозорий облік товарів та асортимент, що на 100% відповідає потребам ринку.
Замовлення постачальникам в RO App CRM
Оптимізація закупівель запобігає «затоварюванню» складу. Оборотні кошти починають працювати ефективніше, а рентабельність бізнесу зростає.
Зниження ризику крадіжок і шахрайства
Безлад у процесах і на складі — це запрошення до зловживань. Облік товару дозволяє швидко виявляти нестачі, встановлювати їхні причини та визначати, хто зі співробітників систематично «губить» товар. Ви також завжди знатимете, яка сума має бути в касі наприкінці дня.
Скорочення витрат
Своєчасні поставки, зменшення складських витрат, рентабельний асортимент і відсутність крадіжок у сукупності дають суттєву економію. Ці кошти можна спрямувати на подальшу оптимізацію процесів та масштабування бізнесу.
Спрощення масштабування
Перед тим, як вести облік товару в магазині чи сервісному бізнесі пам’ятайте, що він дає розуміння стану справ, передбачуваний попит і безліч можливостей для розширення бізнесу. Керувати кількома точками, великим складом або кількома напрямками діяльності буде значно простіше з налагодженим обліком товарів.
Яку CRM обрати для обліку товарів: критерії та поради
Сучасні CRM автоматизують облік, легко інтегруються з обладнанням для сканування і друку штрихкодів, касовими апаратами та програмними РРО. Так, RO App не потребує складного налаштування й водночас дає низку можливостей: як для eCommerce, так і для офлайн-торгівлі.
Швидке оформлення замовлень і продажів
Достатньо відсканувати штрихкод, щоб додати позицію в чек і назвати клієнту підсумкову суму. Проданий товар автоматично списується із залишків, а його вартість зараховується до виручки. Система веде управлінський облік та формує звіти з продажів без жодних ручних підрахунків.
Резервування товару в замовленні
Ми просто з телефону скануємо товари по штрихкодах і проводимо продажі. Можна вільно пересуватися залом, не треба сидіти за робочим місцем і мати окремий ноутбук. Це зручно.
Анна Желєзнова
Співвласниця
THE STORE
Автоматизація складського обліку
RO App дозволяє контролювати залишки та терміни придатності, відстежувати переміщення і резервувати товари під замовлення. Також ви зможете планувати і контролювати закупівлі, проводити повну і часткову інвентаризацію, використовувати адресне зберігання та серійний облік, щоб не втрачати товари. Вся інформація про облік товарів на складі, оприбуткування, списання і переміщення доступна в CRM у будь-який момент.
Керування асортиментом і цінами
Товари автоматично додаються до залишків після оприбуткування, а дані оновлюються в реальному часі. CRM фіксує закупівельну та роздрібну вартість, застосовує задані націнки, автоматично розраховує різні види цін. Також RO App аналізує асортимент, виявляючи найбільш затребувані та малоліквідні позиції. Все для того, щоб ви купували лише рентабельний товар, не забивали полиці «неліквідом» і завжди мали те, що потрібно клієнту.
Аналіз асортименту в RO App
Аналітика в RO App дає змогу знайти «проколи» — наші чи продавців, неважливо. Якби не ці звіти, за останній рік ми би прогоріли щонайменше на 50 тисяч гривень.
Назарій Михайлюк
Власник
Euphoria
Проведення акцій та налаштування програм лояльності
Організувавши облік товару, ви зможете відстежувати собівартість кожної партії, коректно розрахувати знижки та очікуваний прибуток, щоб запустити акцію без ризику для маржинальності. CRM також дозволяє налаштувати програму лояльності, формувати індивідуальні пропозиції для клієнтів, надсилати їм SMS та повідомлення у месенджерах про актуальні акції.
Прискорення документообігу
Хороша CRM повинна мати налаштовувані шаблони документів, таких як рахунки, замовлення, онлайн кошториси, акти тощо. Більшість даних будуть підтягуватись автоматично, що прискорює рутинні процеси та мінімізує помилки при ручному введенні.
З RO App, ми здивувались, наскільки комфортно виписувати чеки. Всі дані замовлення автоматично підтягуються при формуванні чека. Потім це одразу отримує бухгалтерка, яка вже формує всі необхідні звіти.
Управління персоналом
Кожен співробітник працюватиме в персональному акаунті, тому з CRM ви завжди будете знати, хто, коли і з чим працював. Так, у RO App ви можете відстежувати історію дій співробітників і розмежовувати права доступу для різних операцій. Управління персоналом допоможе швидко виявляти проблемні моменти і мотивувати ефективних співробітників.
Підсумок. Чому облік товарів у CRM потрібен вашому бізнесу
Товарний облік — це не просто таблиці з цифрами. Це фундамент, на якому тримається весь бізнес: від контролю залишків і закупівель до управління персоналом. Коли ви не ведете облік товарів у магазині чи сервісній компанії, ви працюєте наосліп: не знаєте реального стану складу, не бачите, де втрачаєте гроші, і не можете планувати розвиток.
З CRM-системою, такою, як RO App, картина змінюється: всі процеси зосереджені в одному місці, дані оновлюються щохвилини, а рутинні операції автоматизовані. Результат — менше помилок, зловживань і витрат. Та головне: у вас з'являється час і достовірна аналітика, щоб думати про розвиток, а не «гасити пожежі» щодня.
Малий бізнес часто відкладає впровадження обліку, вважаючи це зайвим ускладненням. Але саме відсутність обліку стає головним гальмом для зростання. Чим раніше ви наведете лад у процесах — тим швидше побачите реальний результат.
