ТОП-10 функцій в програмі для сервісного центру у 2026 році

Знайдіть інструменти, які допоможуть вам впоратися з адміністративною роботою у вашому сервісному центру.

Програма для сервісного центру RO App створена для того, щоб усі ці дрібні хаотичні процеси склалися в єдину систему. Це програма, яка спрощує керування сервісом і закриває всі больові точки ремонтного бізнесу. Розглянемо десять функцій, що справді змінюють роботу сервісних центрів у 2026 році.

1. Облік замовлень і контроль етапів ремонту

Саме замовлення тримають на плаву будь-які ремонтні послуги. RO App дозволяє вести контроль замовлень зручно та зрозуміло: кожна заявка фіксується з моменту її отримання і до завершення ремонту. Менеджер одразу бачить, на якому етапі робота, хто виконавець і чи погоджено вартість.

Програма дає можливість:

• приймати нові запити через сайт або месенджери;
• закріплювати виконавців і визначати терміни;
• оновлювати статуси автоматично, щоб усі бачили актуальний стан;
• надсилати клієнтам повідомлення про готовність або затримку.

Стрічка подій у замовленні, де фіксуються всі важливі деталі

Такий підхід прибирає хаос і непорозуміння. Все прозоро, легко контролюється і є один приємний бонус — аналітика. В системі можна відстежити скільки замовлень у черзі, середню тривалість робіт і продуктивність майстрів.

2. Ведення єдиної клієнтської бази

Коли клієнтів стає більше, важливо не губити контакти та історію звернень. RO App спрощує ведення клієнтської бази: усі замовлення, повідомлення, дзвінки та платежі зберігаються в одному місці. Достатньо відкрити картку клієнта, щоб побачити повну історію взаємодії та швидко продовжити роботу без плутанини.

Коли дані впорядковані, планувати набагато простіше. Команда бачить реальне навантаження, а керівник — попит на різні послуги. Програма RO App замінює десятки таблиць і забезпечує порядок у роботі.

Система підтримує підключення популярних каналів спілкування — соцмереж, месенджерів і телефонії. Завдяки цьому комунікація з клієнтами не губиться, а вся команда працює з єдиною актуальною базою.

3. Фінансові операції: рахунки, оплати та каси

Фінансовий облік — одна з найважливіших частин роботи сервісного центру. У RO App усе, що пов’язано з оплатами та коштами, зібрано в єдиній системі.

Кошториси та рахунки без зайвої рутини

Менеджер може створити кошторис прямо в програмі і відправити клієнту одним кліком. Після оплати дані автоматично потрапляють у систему без ручного перенесення.

Підтримуються інтеграції з популярними сервісами:

• LiqPay, Plata by Mono та Stripe — швидкі онлайн-оплати;
• пРРО Вчасно.Каса, Checkbox, Cashalot — фіскалізація чеків і передача даних до податкової.

Зручне відстеження рахунків за статусами

Програма зберігає всю історію кошторисів та оплат, що допомагає контролювати маржинальність, витрати та прибутковість різних послуг.

Облік кас і руху коштів

RO App дозволяє вести облік усіх касових операцій: від надходжень до витрат. Видно, скільки грошей отримано, які виплати здійснено і які платежі очікують підтвердження.

Система дає змогу:

• фіксувати прибуткові та витратні операції;
• синхронізувати дані з пРРО для фіскального обліку;
• формувати звіти за касами, відділеннями або працівниками;
• враховувати зарплати та премії автоматично після закриття завдань.

Усі фінансові дані зберігаються у зашифрованому вигляді, а доступ мають лише уповноважені працівники. Це забезпечує прозорість, контроль і виключає людські помилки.

4. Комунікація та сповіщення

Комунікація визначає, як клієнти сприймають сервіс. Люди хочуть отримувати відповіді швидко, без очікування та зайвих переписок. У RO App спілкування з клієнтами зібране в одному середовищі, тож менеджер не перемикається між додатками та завжди бачить повну історію контактів. Окрім того, у CRM для месенджерів також можна підключити потрібні зручні канали зв’язку:

• SMS для масових або персональних повідомлень;
• Instagram і Facebook для швидких повідомлень із соцмереж;
• Telegram-бот для прийому заявок і миттєвих відповідей;
• IP-телефонію, яка зберігає дзвінки і дозволяє залишати нотатки після розмови.

ШІ-відповіді та спілкування з клієнтами у чатах RO App

Завдяки цьому вся комунікація об’єднана в один ланцюг. І коли всі повідомлення в одному вікні, команда працює без розривів; кожен співробітник бачить актуальну інформацію і може підхопити спілкування з клієнтом без плутанини. Якщо хтось відсутній, інший співробітник може одразу продовжити спілкування з клієнтом, не гублячи контексту.

5. ШІ-інструменти та розумна автоматизація

У 2026 році програми вже виходять за рамки класичної автоматизації. Штучний інтелект допомагає зменшити рутину, прискорити обробку замовлень і зробити спілкування з клієнтами ще ефективнішим. У RO App ШІ-функції інтегровані прямо в інтерфейс — вони не потребують складних налаштувань і працюють автоматично.

AI у комунікаціях і телефонії

ШІ автоматично пропонує готові відповіді на популярні запити клієнтів у чатах та месенджерах, допомагаючи менеджерам реагувати ще швидше. Це підвищує якість обслуговування і дозволяє команді працювати стабільно навіть у пікові моменти.

Окремий модуль ШІ-телефонії працює з голосовими розмовами. Система автоматично розшифровує дзвінки, формує повний текст діалогу та коротке резюме, виділяє ключові домовленості й важливі фрази. Це економить час, позбавляє від ручних нотаток і забезпечує прозорість комунікацій. Додатково AI аналізує тональність розмов, визначаючи позитивний, нейтральний або негативний настрій клієнта. Це допомагає швидко помітити проблемні ситуації, оцінити роботу менеджерів і покращити стандарти обслуговування.

ШІ-транскрибація дзвінків в RO App CRM

AI у складському обліку та роботі з товарами

ШІ-інструменти в мобільному додатку RO App значно прискорюють роботу з товарами й запчастинами. Завантаживши фото, користувач одразу отримує автоматично розпізнаний товар, очищене зображення без фону та згенерований детальний опис. Це особливо корисно для сервісних центрів, де асортимент постійно поповнюється.

Автоматичне оприбуткування також працює на базі AI: достатньо додати файл від постачальника, а система сама зіставить дані з відповідними полями в CRM, мінімізуючи ризик помилок і прискорюючи роботу команди.

Додавайте нові товари швидше з ШІ в мобільному додатку RO App

Штучний інтелект у RO App — це не просто набір функцій. Це технологія, яка органічно інтегрована в робочі процеси й допомагає сервісним центрам працювати точніше, швидше та впевненіше в кожній дії.

6. Планування роботи та розподіл майстрів

Робота сервісного центру завжди залежить від чітких термінів. Якщо немає системи планування, черга завдань швидко виходить з-під контролю. У RO App усе впорядковано: менеджер бачить розклад усіх майстрів, призначає завдання і відстежує виконання в реальному часі.

Програма дозволяє:

• створювати розклади з призначенням відповідальних працівників;
• переглядати навантаження команди та знаходити вільних майстрів;
• автоматично оновлювати статуси після завершення робіт;
• надсилати нагадування як працівникам, так і клієнтам.

Такий підхід прибирає хаос і допомагає рівномірно розподіляти ресурси. Якщо хтось із майстрів відсутній, завдання можна швидко передати іншому без додаткових дзвінків чи переписок.

Мобільний додаток для бізнесу RO App спрощує роботу ще більше. Майстри отримують завдання на телефон, бачать адресу, час і можуть одразу відмічати виконання. Не потрібно заповнювати папери чи шукати повідомлення в месенджерах.

Коли вся команда працює синхронно, час не витрачається на уточнення, а клієнти отримують готове замовлення вчасно. Це створює довіру, зберігає порядок у роботі та позитивно впливає на прибуток.

7. Складський облік і контроль запасів

Коли запчастини не обліковуються, навіть найорганізованіша команда може зіткнутися із затримками. Одна відсутня деталь і робота зупиняється. RO App веде складський облік усіх матеріалів, інструментів і деталей у режимі реального часу. Програма дає змогу:

• фіксувати кожну позицію із зазначенням залишків;
• отримувати сповіщення, коли запас наближається до мінімуму;
• створювати замовлення постачальникам без додаткових документів;
• переглядати історію витрат і закупівель у будь-який момент.

Коли кількість запчастин контролюється, сервісний центр не переплачує за непотрібні закупівлі. Аналітика показує тенденції та допомагає планувати замовлення з урахуванням сезону. У результаті керівник отримує чітку картину витрат і може ефективно розподіляти бюджет без ризику перевитрат.

8. Управлінський облік та аналітика

Коли ремонтні послуги розширюються, покладатися лише на досвід стає ризиковано. Для ефективного управління потрібна точна аналітика, яка показує, як насправді працює бізнес. У RO App є розділ управлінського обліку, де зібрані всі ключові показники в одній вкладці:

• кількість замовлень за вибраний період;
• середній чек і прибутковість різних напрямків;
• завантаження майстрів;
• зміни у витратах і запасах матеріалів.

Так керівник бачить не тільки цифри, а логіку процесів. Якщо зменшується кількість повторних звернень, можна швидко перевірити якість обслуговування. Якщо зростає середній чек, легко визначити, які послуги приносять більше доходу.

Аналіз асортименту в програмі RO App

RO App об’єднує фінансові й операційні дані, тому звіти формуються автоматично. Уся аналітика оновлюється в реальному часі, і не потрібно витрачати години на зведення таблиць.

Такі звіти допомагають приймати конкретні рішення: коли варто наймати нових майстрів, де скоротити витрати і які напрямки мають найбільший потенціал. Усе видно одразу після входу в систему; без запитів, звітів і очікувань.

9. Мобільний доступ і додатки

Сьогодні ремонтні послуги не обмежуються офісом. Частина працівників виїжджає до клієнтів, хтось працює віддалено, а керівник може бути в іншому місті. Тому мобільний доступ до CRM став необхідністю, а не опцією.

У RO App є мобільний додаток для бізнесу, який допомагає майстрам та виїзним бригадам працювати швидше та без постійних уточнень. У додатку можна створювати нові замовлення, змінювати статуси ремонтів, додавати фото, оновлювати інформацію про виконання робіт і приймати оплати. Майстер отримує всі необхідні дані на телефоні, а команда бачить реальну картину без додаткових дзвінків.

Прийом оплат з мобільного додатку RO App

Для керівників доступний мобільний додаток Дашборд, який показує ключові показники бізнесу в реальному часі: фінанси, кількість замовлень, ефективність майстрів та загальний стан роботи сервісного центру. Це дозволяє контролювати процеси навіть на відстані й приймати рішення, спираючись на актуальні дані.

Стабільна робота навіть під час відключень

У сервісних центрах важливо не зупинятися, навіть коли немає світла чи можливості працювати за комп’ютером. Мобільний додаток RO App дозволяє продовжувати роботу прямо зі смартфона: приймати замовлення, оновлювати статуси, додавати фото, закривати заявки та приймати оплати. Все, що потрібно — мінімальний мобільний інтернет або точка доступу.

Мобільні можливості RO App роблять процеси прозорими, прискорюють комунікацію та зменшують кількість уточнень у команді — усе, що потрібно для швидкої й узгодженої роботи.

Завдяки RO App можу слідкувати за ремонтами, коли мене немає на місці. Колеги більше не дзвонять мені щоразу, щоб повідомити про зміну статусу.

Дмитро Косован

Власник

EiS Serwis

Читати кейс ›

10. Зручний інтерфейс

Будь-яка програма повинна спрощувати роботу, а не ускладнювати її. У програмі для сервісних центрів RO App інтерфейс побудований так, щоб новий працівник міг почати працювати практично одразу — без навчання та зайвих налаштувань. Меню лаконічне, основні функції відкриті відразу, а навігація зрозуміла навіть тим, хто вперше стикається з програмою.

Підказки та короткі інструкції допомагають швидко орієнтуватися в системі, а продумана структура екранів зменшує кількість зайвих дій. Менеджер не витрачає час на пошук заявок, майстер одразу бачить свої завдання, а клієнти отримують відповіді без очікування.

RO App підтримує довідники товарів і послуг, а також шаблони актів, квитанцій і гарантійних талонів — це спрощує документообіг і зменшує кількість помилок. Система розроблена так, щоб органічно вписуватися в робочий день: дії зрозумілі, дані доступні, а взаємодія в команді відбувається без затримок.

Пропонуйте кращі послуги з ремонту з меншими адміністративними витратами

RO App — допомагає керувати сервісним центром як єдиним механізмом. Тут усе під рукою: заявки, платежі, завдання, звіти. Програма об’єднує процеси, спрощує роботу і прибирає зайві дії, які забирають час у працівників. Сучасна програма, як RO App, об’єднує всю роботу сервісного центру в одному зручному середовищі. Усе впорядковано, доступно за кілька кліків і завжди оновлюється. Це допомагає швидше ухвалювати рішення і підтримувати стабільність у роботі.

Система бере на себе більшість щоденних завдань, які раніше займали час і сили:

• планування графіка робіт і розподіл завдань між майстрами; 
• відстеження виконання замовлень у режимі онлайн;
• мінімізація помилок і простоїв у процесі;
• автоматичне створення звітів і збереження всієї історії замовлень.

Завдяки цьому команда може більше уваги приділяти клієнтам і якості послуг.

RO App — програма, що працює для сервісного центру

RO App об’єднує заявки, фінанси, склад, комунікації та аналітику в одній системі. Програма прибирає хаос у процесах, зменшує кількість помилок і допомагає команді працювати швидше та злагоджено. Це рішення підходить як невеликим майстерням, так і сервісним мережам: система запускається за один день, не потребує складного навчання та одразу показує результат.