Bestandsverwaltung in kleinen Unternehmen: Grundsätze und bewährte Verfahren

Lernen Sie die Grundlagen der Bestandsverwaltung und Techniken zur Aufrechterhaltung eines rentablen Lagerbestands kennen.

Inhaltsverzeichnis

Grundlagen der Bestandsverwaltung
Ausführung und Aufzeichnungen
Techniken der Bestandsverwaltung zur Maximierung der Effizienz
Abschließende Gedanken

Ein wesentliches Merkmal eines erfolgreichen Unternehmens ist seine Fähigkeit, den Lagerbestand ordnungsgemäß zu verwalten. Das bedeutet, dass Sie sowohl über die richtigen Produkte als auch über die richtigen Mengen dieser Produkte verfügen, um die Kundennachfrage zu befriedigen. Es bedeutet auch, dass Sie Ihren Lagerraum gut verwalten müssen, indem Sie alles, was Sie benötigen, korrekt lagern. Wenn Sie nach bewährten Tipps zur Bestandsverwaltung suchen, ist dieser Blogbeitrag genau das Richtige für Sie.

Grundlagen der Bestandsverwaltung

Bestandsmanagement ist der Prozess der Organisation und Optimierung des Materialflusses und der Lagerung im Laufe der Zeit. Dazu gehört die Vorratshaltung von Rohstoffen, Verbrauchsmaterialien, verkaufsfertigen Waren oder Ersatzteilen. Es lässt sich in zwei Hauptkomponenten unterteilen: Planung und Ausführung.

Was ist zu Beginn zu tun?

Die Planung Ihres Lagerbestands ist der erste Schritt, um zu bestimmen, wie viel Sie von einem bestimmten Artikel bestellen sollten. Sie können jederzeit mehr bestellen, als Sie benötigen, um sicherzustellen, dass bei hoher Nachfrage genügend Waren verfügbar sind. Es ist jedoch auch wichtig, Überbestände in Ihrem Lager zu vermeiden, damit Sie nicht am Ende viele Waren haben, die Sie nicht benötigen. Berücksichtigen Sie bei der Auffüllung Ihres Lagerbestands die Anzahl der Artikel pro Bestellung, die gewünschte Menge in Ihrem aktuellen Lagerbestand und Ihre Bestellhäufigkeit.

Bei der Einrichtung des Lagerverwaltungssystems Ihres Unternehmens sollten Sie einige grundlegende Prinzipien beachten, um Ihr Angebot ausgewogen zu halten und die Ausgaben zu kontrollieren. Beachten Sie Folgendes:

1. Lagerbestände. Bevor Sie neue Chargen bestellen, ist es wichtig, dass Sie wissen, welche Artikel sich schnell und welche sich langsam verkaufen. Hier ist es hilfreich, die Verkaufstrends eines bestimmten Produkts zu kennen. 

2. Lieferzeit. Berücksichtigen Sie bei der Berechnung der Mindest- und Höchstbestände, wie schnell Sie die bestellten Produkte erhalten, um Ihren Lagerbestand aufzufüllen. Stellen Sie dann sicher, dass Ihre Lagerverwaltungslösung Sie benachrichtigt, wenn die Bestände zur Neige gehen. In der Schmucklagerverwaltungssoftware von RO App werden solche Artikel beispielsweise in der Lagerliste rot markiert:

Anzeige von Artikeln mit niedrigem Lagerbestand in RO App

3. Physischer Lagerraum. Vergewissern Sie sich vor der Bestellung, dass der Lagerraum ausreichend Platz für die verschiedenen Produkte Ihres Unternehmens bietet.

4. Lagerkosten. Informieren Sie sich sorgfältig, bevor Sie entscheiden, welche Produktpalette für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist und welches Budget Sie dafür benötigen.

Ausführung und Aufzeichnungen

Die Führung von Bestandsaufzeichnungen ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die viel manuelle Arbeit erfordert. Die gute Nachricht ist, dass Sie einige Prozesse automatisieren können. Es gibt viele Tools, wie spezielle Geräte und Bestandsverwaltungssysteme, mit denen Sie Zeit sparen können. Mobile Scanner können beispielsweise eingehende Lieferungen scannen und automatisch eine Bestellung im System erstellen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit einer physischen Bestandsaufnahme und der Aktualisierung der Lagerbestände.

Der Hauptzweck der Lagerkontrolle besteht darin, alle Vorgänge zu dokumentieren, die mit Artikeln in Ihrem Lager durchgeführt werden. Sie sollten sich und Ihre Lagerverwalter dazu verpflichten, dies regelmäßig zu tun, und zwar aus mindestens vier Gründen: um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, Verluste oder Beschädigungen zu vermeiden, Diebstähle zu verhindern und wertvolle Analysen der Bestände zu erhalten, um die Kosten zu optimieren. In RO App informiert Sie beispielsweise ein Sortimentsanalysebericht darüber, welche Waren oder Kategorien in den von Ihnen angebotenen Dienstleistungen häufig verwendet werden und wie viel Gewinn sie für Ihr Unternehmen generieren.

Screenshot der Funktion „Sortimentsanalysebericht” in RO App

Techniken der Bestandsverwaltung zur Maximierung der Effizienz

Kleine Unternehmen sollten ihre Prozesse kontinuierlich verbessern und verschiedene Ansätze ausprobieren, um unnötige Ausgaben zu vermeiden. Konzentrieren Sie sich darauf, Produkte nicht auf Lager zu halten, wenn der Kundenstrom zurückgeht, und optimieren Sie gleichzeitig Ihr Lieferkettenmanagement, um Verkaufschancen nutzen zu können. Werfen Sie einen Blick auf die folgenden Ideen zur Verbesserung der Bestandsverwaltung:

1. Verpflichtung: Legen Sie eine Menge und einen Lieferplan für Artikel fest, die Ihr Unternehmen benötigt, und legen Sie im Voraus fest, was Sie im Falle von Lagerengpässen tun werden.

2. Diversifizierung: Bestellen Sie kleinere Mengen einer breiten Palette von Artikeln.

3. Bestände an mehreren Standorten: Wenn ein Standort einen zusätzlichen Arbeitsauftrag für ein Fertigprodukt benötigt, stellen Sie ihn gleichzeitig von einem anderen Standort ein. Wenn Sie beispielsweise RO App verwenden, können Sie für jeden Standort digitale Lager erstellen und schnell Produkttransfers durchführen.

Digitale Lager in RO App

4. Modellbasierte Bestellung: Beobachten Sie Ihren Lagerumschlag sorgfältig, indem Sie die verkauften und gelagerten Artikel im Auge behalten – bestellen Sie genügend Artikel, um eine kontinuierliche Verfügbarkeit zu gewährleisten. Anstatt sich darauf zu verlassen, dass Ihre Lieferanten Ihnen sagen, wie viel Lagerbestand Sie bestellen müssen, können Sie eine fundierte Entscheidung treffen, indem Sie Verkaufstrends analysieren und modellieren, wie sich Ihre Verkäufe voraussichtlich entwickeln werden. 

5. Rahmenbestellungen: Bauen Sie Beziehungen zu zuverlässigen Lieferanten auf, um regelmäßige Lieferungen, optimierte Lieferketten und attraktive Konditionen sicherzustellen. Rahmenbestellungen sind vorzuziehen, wenn der Lagerbestand nicht oft aufgefüllt werden muss oder wenn Sie es sich leisten können, einmalig auf einen vorrätigen Artikel zu warten.

6. Intelligentes Bestandsverwaltungssystem: Wählen Sie eine Lösung, die alle wichtigen Informationen sammelt und Daten und Bestandsberichte für die Planung und Entscheidungsfindung bereitstellt. Mit digitalen Bestandsverwaltungstools nutzen Sie Ihren Bestand intelligenter und erzielen kontinuierlich Gewinne.

Abschließende Gedanken

Bei der Arbeit mit Lagerbeständen ist es wichtig zu wissen, dass es nicht nur um die physischen Waren geht, die Sie in Ihrem Geschäft verkaufen, sondern auch darum, was Sie kaufen müssen, wann Sie einen Arbeitsauftrag für die Bestellung ausgeben müssen und wie Sie alles, was in Ihrem Lager vor sich geht, dokumentieren können. Denken Sie daran, dass die Bestandsverwaltung ein fortlaufender Prozess ist, der ständig überwacht und an die sich ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden muss. Nutzen Sie Automatisierungslösungen und testen Sie verschiedene Methoden der Bestandsverwaltung, um Ihre Lagerverwaltung zu optimieren, Zeit zu sparen und Ihren Lagerbestand in Bewegung zu halten.

FAQ

Wie erstellt man einen Bestandsverwaltungsplan für ein kleines Unternehmen?

Befolgen Sie diese Schritte, um einen Plan für die Bestandsverwaltung in einer Reparaturwerkstatt, einem Ersatzteilgeschäft oder einem lokalen Einzelhandelsgeschäft zu entwickeln:

1. Bewerten Sie Ihre Lagerbestände und ermitteln Sie die optimale Menge, um die Kundennachfrage zu befriedigen. Analysieren Sie historische Verkaufsdaten über verschiedene Vertriebskanäle, durchschnittliche Lagerbestände und aktuelle Markttrends, um die zukünftige Nachfrage zu prognostizieren.
2. Wählen Sie eine Bestandsverwaltungssoftware und implementieren Sie eine Barcode-Scantechnologie. So können Sie genaue Bestandsdaten in Echtzeit sicherstellen.
3. Entwickeln Sie einen regelmäßigen Zeitplan für Inventur und Abstimmung, um Unstimmigkeiten zu identifizieren und Lagerengpässe oder Überbestände zu vermeiden.
4. Legen Sie klare Verfahren für den Arbeitsauftrag zur Bestellung, den Empfang und die Lagerung von Beständen fest und überwachen und verwalten Sie potenzielle Probleme wie Verfallsdaten oder beschädigte Waren.
5. Überprüfen und passen Sie Ihren Bestandsverwaltungsplan regelmäßig an, um ihn an die sich ändernde Kundennachfrage und die Marktbedingungen anzupassen.

Was ist die beste Bestandsverwaltungsstrategie für kleine Einzelhandelsunternehmen?

Die beste Strategie für kleine Unternehmen ist die Einführung eines Just-in-Time-Bestandsverwaltungssystems (JIT). Bei dieser Strategie werden Waren nur dann bestellt und angenommen, wenn sie zur Erfüllung von Arbeitsaufträgen benötigt werden, sodass Sie die Kosten für die Lagerung und Veralterung von Überbeständen minimieren können. Außerdem hilft sie, das Risiko von Fehlbeständen zu verringern und sicherzustellen, dass das Unternehmen zu jedem Zeitpunkt über die richtige Menge an Lagerbeständen verfügt. Darüber hinaus kann die Implementierung einer Software-Lösung für die Bestandsverwaltung einen Echtzeit-Überblick über Lagerbestände und Bestandsanalysen bieten, sodass kleine Einzelhändler ihre Lagerabläufe optimieren und datengestützte Entscheidungen treffen können.

Lässt sich RO App mit Buchhaltungssoftware integrieren?

Ja, das ist möglich. Sie können Rechnungen, Arbeitsaufträge, Kunden und Steuern in Ihrem RO App-Konto sofort mit QuickBooks Online und Xero synchronisieren. Diese Integration ermöglicht es Ihnen auch, Waren und Dienstleistungen aus Arbeitsaufträgen oder Rechnungen automatisch in QuickBooks und Xero zu speichern.