Geschäftsprozessautomatisierung in kleinen Unternehmen: Was, wie und warum automatisieren?

Steigern Sie die Wettbewerbsfähigkeit, Skalierbarkeit und Rentabilität Ihres Unternehmens

In der schnelllebigen Geschäftswelt von heute ist Effizienz der Schlüssel zum Erfolg. Kleine Unternehmen haben oft mit begrenzten Ressourcen und Personal zu kämpfen, weshalb es umso wichtiger ist, Wege zu finden, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und Prozesse zu rationalisieren. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist die ultimative Lösung, die es Unternehmern ermöglicht, sich auf wichtigere Aspekte ihres Betriebs zu konzentrieren, was zu höherer Rentabilität und Wachstum führt. In diesem Artikel wird erläutert, was Geschäftsprozessautomatisierung ist, wie sie funktioniert und warum kleine Unternehmen diese Technologie nutzen sollten.

Was ist Geschäftsprozessautomatisierung im Unternehmen?

Bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen werden fortschrittliche Technologien eingesetzt, um sich wiederholende und manuelle Aufgaben innerhalb eines Geschäftsprozesses zu automatisieren. Dabei werden verschiedene Tools und Systeme integriert, um komplexe Arbeitsabläufe zu rationalisieren und zu optimieren, die Effizienz zu verbessern, menschliche Fehler zu reduzieren und die Produktivität zu steigern, indem manuelle Prozesse durch automatisierte ersetzt werden. 

Mit Automatisierungstechnologien können Sie Zeit und Ressourcen sparen, indem Sie Aufgaben wie Dateneingabe, Dokumentenerstellung und Berichterstellung automatisieren. Laut dem McKinsey-Bericht, sind 50 % der Tätigkeiten, für die Mitarbeitende bezahlt werden, potenziell automatisierbar. Durch ihre Automatisierung könnten weltweit rund 8 Billionen US-Dollar an Arbeitskosten eingespart werden, und die Mitarbeitenden könnten sich auf strategischere und wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren.

Quelle: McKinsey

Beispiele für die Automatisierung von Geschäftsprozessen sind die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben wie die Eingabe oder Aktualisierung von Informationen in einer Kundendatenbank, die Rechnungsbearbeitung und der Kundensupport. Unternehmen können beispielsweise Software einsetzen, um Daten automatisch aus Rechnungen zu extrahieren und in ihre Buchhaltungssysteme einzugeben, wodurch die manuelle Dateneingabe entfällt. In ähnlicher Weise können Kundensupportprozesse mithilfe von Chatbots oder KI-Systemen automatisiert werden, die grundlegende Kundenanfragen bearbeiten und sofortige Antworten liefern können. Weitere Standardarbeitsanweisungen, die automatisiert werden können, sind:

• Vertriebs- und Lead-Management: Erfassen von Anfragen, Statussequenzen für die Umwandlung von Leads in Geschäfte und Speichern von Kommunikationshistorien wie Aufzeichnungen von Telefonaten und Nachrichtenverläufen.
• Bestandsverwaltung: Abschreiben von Artikeln auf Arbeitsaufträge, Produktserialisierung, Produkt- und Anlagegut-Übertragungen sowie Lagerbestandssteuerung.
• Kundenbetreuung und Kommunikation: Terminplanung und automatische Erinnerungen, Benachrichtigungen zum Status des Arbeitsauftrags, Dokumentenerstellung und Feedback-Anfragen.
• Finanz- und Buchhaltungsprozesse: Lohnabrechnung, Cashflow-Management, Bearbeitung von Rechnungen und Umsatzsteuerberechnung.
• Mitarbeiterverwaltung: Planung von Arbeitsplänen für Mitarbeitende, Zeiterfassung, KPI-Kontrolle, Zuweisung individueller Aufgaben und Arbeitsaufträge, Provisionsberechnung usw.

Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen im Unternehmen

Die Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen gehen über die betriebliche Effizienz hinaus. Sie kann die Kundenzufriedenheit verbessern, indem sie schnellere Reaktionszeiten ermöglicht und Fehler in kundenorientierten Prozessen reduziert. Die digitale Prozessautomatisierung kann durch Datenanalysen auch wertvolle Erkenntnisse liefern und Unternehmen dabei helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen und Bereiche für weitere Verbesserungen zu identifizieren. Lassen Sie uns näher auf die einzelnen Vorteile eingehen:

1. Kosteneinsparungen
   Durch die Automatisierung von Prozessen können Unternehmen den Bedarf an manueller Arbeit und die damit verbundenen Kosten reduzieren. Dazu gehören die Verringerung der Anzahl der für die Ausführung von Aufgaben erforderlichen Mitarbeitenden, die Minimierung manueller Fehler und Nacharbeiten sowie die Optimierung der Unternehmensressourcenplanung.
2. Verbesserte Genauigkeit
   Der automatisierte Prozess stellt sicher, dass Aufgaben in einem standardisierten und kontrollierten Workflow ausgeführt werden, wodurch Schwankungen reduziert und die Genauigkeit erhöht werden. Er verringert die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler und Inkonsistenzen bei der manuellen Dateneingabe und -verarbeitung.
3. Verbessertes Kundenerlebnis
   Durch Automatisierung können Unternehmen Prozesse rationalisieren und beschleunigen, was zu schnelleren Reaktionszeiten und einem verbesserten Kundenservice führt. Dazu können automatisierte Abwicklung von Arbeitsaufträgen, Echtzeit-Updates und personalisierte Kommunikation gehören.
4. Skalierbarkeit
   Manuelle Prozesse können mit dem Wachstum eines Unternehmens zu einem Engpass werden. Die Automatisierung ermöglicht Skalierbarkeit, indem sie erhöhte Arbeitslasten bewältigt, ohne die Qualität oder Geschwindigkeit zu beeinträchtigen.
5. Compliance und Risikomanagement
   Die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann die Einhaltung von Vorschriften und internen Richtlinien sicherstellen. Sie ermöglicht die konsequente Einhaltung von Verfahren, Datensicherheit und Prüfpfaden für ein besseres Risikomanagement.
6. Unterstützung bei der Entscheidungsfindung
   Die Automatisierung komplexer Prozesse liefert Echtzeitdaten und -analysen, sodass Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen können. Dieser datengestützte Ansatz hilft dabei, Engpässe zu erkennen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Auswahl von Tools zur Automatisierung von Geschäftsprozessen im Unternehmen

Die Auswahl von Softwarelösungen für die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist entscheidend für die Optimierung von Arbeitsabläufen und das Erreichen von Geschäftszielen. Indem Sie häufige Fehler vermeiden und die wichtigsten zu berücksichtigenden Faktoren verstehen, können Sie eine fundierte Entscheidung treffen, die den Erfolg und das Wachstum Ihres Unternehmens vorantreibt. Diese einfachen Schritte führen Sie durch die Auswahl der besten Workflow-Automatisierungssoftware für Ihr Unternehmen.

• Umfassende Bewertung der Arbeitsabläufe
  Identifizieren Sie die Anforderungen und Ziele Ihres Unternehmens. Legen Sie fest, welche Prozesse Sie automatisieren möchten und welche Ergebnisse Sie damit erzielen möchten.
• Recherchieren Sie verfügbare Optionen
  Vergleichen Sie verschiedene auf dem Markt verfügbare Tools und Software. Achten Sie auf benutzerfreundliche Oberflächen, plattformübergreifende Zugänglichkeit, Skalierbarkeit, Zuverlässigkeit und die Integrationsmöglichkeiten der Tools in Ihre bestehenden Systeme und Arbeitsabläufe.
   

• Bewertung von Features und Funktionen
  Probieren Sie die ausgewählten Optionen aus und prüfen Sie, inwieweit sie den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Alternativ können Sie eine Demo-Präsentation anfordern, um Zeit zu sparen, die Sie sonst für das Testen aller Funktionen aufwenden müssten.

7 Schritte zur Implementierung von BPA in kleinen Unternehmen

1. Prozesse identifizieren und priorisieren
   Der erste Schritt bei der Implementierung der Geschäftsprozessautomatisierung besteht darin, die Prozesse zu identifizieren, die am meisten von der Automatisierung profitieren würden. Erstellen Sie zunächst eine Liste der Aufgaben und gesamten Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens. Priorisieren Sie diese dann anhand ihrer Auswirkungen auf die Produktivität, den Zeitaufwand und das Automatisierungspotenzial.
2. Bestehende Prozesse abbilden
   Nachdem Sie die zu automatisierenden Prozesse identifiziert haben, erstellen Sie eine Übersicht über die bestehenden Arbeitsabläufe und Aufgabenreihen. Dies hilft Ihnen, die Leistung der Aufgaben zu verstehen und Engpässe oder Ineffizienzen zu identifizieren. Verwenden Sie Flussdiagramme oder Prozessdiagramm-Tools, um die einzelnen Schritte jedes Prozesses zu visualisieren.
3. Beginnen Sie mit einfachen Prozessen
   Bei der Implementierung der Workflow-Automatisierung ist es am besten, mit einfachen Prozessen mit hohem Automatisierungspotenzial zu beginnen. So können Sie Erfahrungen sammeln und Vertrauen in die Prozessautomatisierungsplattform aufbauen, bevor Sie sich an komplexere Arbeitsabläufe wagen. Fangen Sie klein an und erweitern Sie die Automatisierung schrittweise auf andere Prozesse, sobald Sie sich damit vertraut gemacht haben.
4. Entwerfen und testen Sie einzelne Prozesse
   Entwerfen Sie die automatisierten Arbeitsabläufe auf der Grundlage der zugeordneten Prozesse. Verwenden Sie die Funktionen des Tools, um Auslöser, Aktionen und Bedingungen zu erstellen, um eine bestimmte Abfolge von Aufgaben zu automatisieren.
5. Schulung der Mitarbeitenden und Sicherstellung der Akzeptanz
   Um die Automatisierung von Geschäftsprozessen erfolgreich umzusetzen, ist es entscheidend, Ihre Mitarbeitenden einzubeziehen und ihre Akzeptanz sicherzustellen. Bieten Sie Schulungen an und erklären Sie, wie sie von der Automatisierung profitieren werden. Gehen Sie auf eventuelle Bedenken oder Widerstände ein und betonen Sie die positiven Auswirkungen, die die Automatisierung auf die Mitarbeitererfahrung und die Arbeitszufriedenheit haben wird.
6. Überwachen und verfeinern Sie automatisierte Prozesse
   Sobald die Automatisierung eingeführt ist, überwachen Sie regelmäßig die Prozesseffizienz, um sicherzustellen, dass sie reibungslos ablaufen und die erwarteten Ergebnisse liefern. Analysieren Sie die vom Automatisierungstool generierten Daten, um Bereiche zu identifizieren, die verbessert oder optimiert werden können.
7. Skalieren und erweitern Sie die Automatisierung
   Wenn Sie Vertrauen und Erfahrung mit diesem neuen Ansatz für das Geschäftsprozessmanagement gewonnen haben, skalieren und erweitern Sie ihn auf andere Prozesse in Ihrem kleinen Unternehmen. Suchen Sie nach Möglichkeiten, komplexere Aufgaben zu automatisieren oder mehrere Arbeitsabläufe zu integrieren. Bewerten Sie regelmäßig die Auswirkungen auf die Kunden und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor.

Herausforderungen und Fallstricke bei der BPA-Implementierung

Laut dem „State of Digital Transformation Report” ist eine der größten Herausforderungen der Widerstand gegen Veränderungen seitens der Mitarbeitenden, die möglicherweise zögern, neue Technologien zu übernehmen, oder befürchten, dass ihre Arbeitsaufgaben durch Automatisierung ersetzt werden könnten. Dies kann zu mangelnder Akzeptanz und Zusammenarbeit führen, was die erfolgreiche Implementierung der Automatisierung behindern kann.

Quelle: Prophet

Darüber hinaus kann es zu technischen Herausforderungen kommen, wie z. B. der Integration verschiedener Systeme und der Sicherstellung der Kompatibilität zwischen bestehenden und automatisierten Prozessen. Eine weitere Gefahr ist das Risiko einer Überautomatisierung, bei der Prozesse zu komplex oder verworren werden, was zu Ineffizienzen und Verwirrung führt. Um diese Gefahr zu vermeiden, ist es unerlässlich, Prozesse vor der Implementierung der Automatisierung sorgfältig zu analysieren und zu optimieren.

Schließlich können unvorhergesehene Kosten und Herausforderungen mit der Einarbeitung der Mitarbeitenden in neue Systeme und der Behebung von Problemen verbunden sein, die während der Implementierung auftreten. Sorgfältige Planung, effektive Kommunikation und die Bereitschaft, sich anzupassen und Herausforderungen anzugehen, sind für Initiativen zur digitalen Transformation von entscheidender Bedeutung.

Zukünftige Trends bei der BPA für kleine Unternehmen

Mit dem technologischen Fortschritt erweitern sich die Möglichkeiten der Automatisierung von Geschäftsprozessen – zukünftige Entwicklungen umfassen die Integration von Technologien der künstlichen Intelligenz und maschinellem Lernen. Darüber hinaus rückt der Fokus zunehmend auf cloudbasierte Automatisierungslösungen, mit denen kleine Unternehmen jederzeit und von überall auf ihre Prozesse zugreifen und diese verwalten können. Ein weiterer Trend ist die robotergestützte Prozessautomatisierung, bei der Software-Roboter zur Automatisierung von Aufgaben eingesetzt werden. Dies kann dazu beitragen, Fehlerquoten zu senken, die Produktivität zu steigern und mehr Kostenkontrolle zu erlangen. Insgesamt sieht die Zukunft der Geschäftsprozessautomatisierung für kleine Unternehmen vielversprechend aus, da Fortschritte in den Bereichen KI, ML, IoT, Cloud Computing und RPA neue Möglichkeiten für optimierte Abläufe und eine gesteigerte Wettbewerbsfähigkeit bieten.

Abschließende Gedanken

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann für Kleinunternehmer, die ihre Effizienz und Produktivität steigern und gleichzeitig ihre Arbeitskosten senken möchten, eine entscheidende Veränderung bewirken. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben können wertvolle Zeit und Ressourcen freigesetzt werden, um eine größere Prozesskonsistenz und -qualität zu erreichen. Wenn Sie die oben beschriebenen Richtlinien und Tipps befolgen, können Sie die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen erfolgreich umsetzen und von den Vorteilen einer verbesserten Genauigkeit und unbegrenzten Skalierbarkeit profitieren. Setzen Sie auf Automatisierung und sehen Sie zu, wie Ihr Unternehmen floriert!